Il tempo stringe. Le normative EPA del 2025 sono in arrivo: siete preparati?

Il settore della refrigerazione si trova ad affrontare un cambiamento radicale, poiché le nuove normative EPA impongono il passaggio da una gestione reattiva delle perdite alla prevenzione proattiva. Questi cambiamenti comporteranno notevoli sfide finanziarie e legali, soprattutto per i settori che in precedenza non erano interessati da tali normative. Considerate le pesanti sanzioni previste in caso di mancata conformità, il settore deve adottare tecnologie avanzate e strategie proattive per garantire conformità e sostenibilità. Questo cambiamento rappresenta sia una sfida sia un’opportunità per ridefinire la gestione dei refrigeranti in futuro.

di ​​Basant Singhatwadia, Global Director of Customer Success & Strategy, Facilio

Nel mondo della refrigerazione, le perdite sono state a lungo una realtà accettata, sebbene costosa. Ma tutto questo sta per cambiare. Le nuove normative EPA impongono un cambiamento di mentalità, abbandonando gli interventi reattivi di emergenza a favore della prevenzione proattiva delle perdite. 

L’attuale situazione caratterizzata dalle perdite non è più sostenibile. 

Keilly Witman, esperta nazionale nella gestione dei refrigeranti da parte degli utilizzatori finali e Principal presso Refrigerant Management Solutions (RMS), afferma: “Ci troviamo di fronte al più grande cambiamento delle normative sui refrigeranti negli Stati Uniti da quando queste sono state introdotte alla fine degli anni ’80. Questi cambiamenti non solo costeranno agli utilizzatori finali di refrigeranti centinaia di milioni di dollari, ma interi settori che in passato non hanno dovuto preoccuparsi di tali normative, come i minimarket, si troveranno improvvisamente ad affrontare una responsabilità legale senza precedenti.” 

Con potenziali sanzioni fino a $57.617 per violazione al giorno, senza contare le ingenti spese legali, la posta in gioco non potrebbe essere più alta. Basti ricordare i casi esemplari di colossi come Costco, Safeway e Trader Joe’s, che hanno dovuto affrontare pesanti sanzioni. 

Le normative più severe dell’EPA sulle perdite di refrigerante stanno per entrare in vigore e le conseguenze della mancata conformità potrebbero essere disastrose. Non si tratta solo di evitare sanzioni, ma di tutelare i profitti, garantire la longevità delle apparecchiature e contribuire alla salvaguardia dell’ambiente.

Il cambiamento normativo: il 2025 e oltre

Le normative EPA ai sensi della Section 608 del Clean Air Act disciplinano la manipolazione, il recupero e il riciclo dei refrigeranti utilizzati nelle apparecchiature di refrigerazione e climatizzazione. L’AIM Act Part III propone di estendere i requisiti della Section 608 alle apparecchiature contenenti 15 pounds o più di refrigerante HFC o di sostituti con un Global Warming Potential (GWP) superiore a 53. Il GWP è un parametro che consente di confrontare gli effetti sul riscaldamento globale di gas diversi. 

Le modifiche proposte includerebbero l’obbligo di effettuare ispezioni periodiche delle perdite per individuarle e ripararle rapidamente, riducendo così al minimo la perdita di refrigerante. Inoltre, le aziende dovranno rispettare requisiti relativi alla comunicazione annuale delle apparecchiature con perdite croniche e alla tenuta di registri dettagliati per garantire la conformità. L’entrata in vigore delle normative proposte è prevista nella seconda metà del 2024.

Le normative EPA riviste continuano a imporre specifici requisiti per la riparazione delle perdite nei diversi tipi di sistemi, in linea con gli standard esistenti: 

• Per i sistemi con più di 500 pounds di refrigerante, il proprietario o il gestore deve effettuare un’ispezione delle perdite ogni tre mesi, fino a quando non sarà in grado di dimostrare, mediante il calcolo del tasso di perdita, che tale tasso non ha superato il 20% per la refrigerazione commerciale o il 30% per la refrigerazione di processo industriale per quattro trimestri consecutivi. 

• Per i sistemi con 50-500 pounds di refrigerante, l’ispezione delle perdite deve essere effettuata una volta per anno solare per garantire che, nell’arco di un anno, il tasso di perdita non abbia superato il 20% per la refrigerazione commerciale o il 30% per la refrigerazione di processo industriale (IPF). 

• Per i sistemi di climatizzazione per il comfort (HVAC) con 50 pounds o più, le ispezioni delle perdite devono essere effettuate una volta per anno solare fino a quando il proprietario o il gestore non sarà in grado di dimostrare, mediante il calcolo del tasso di perdita, che tale tasso non ha superato il 10% per un anno

A partire dal 1° gennaio 2025, le normative proposte includerebbero:

• L’obbligo di conformità per le apparecchiature con una carica completa pari o superiore a 15 pounds di un refrigerante contenente un HFC o un sostituto di un HFC con GWP superiore a 53. 

• L’obbligo di installare un sistema automatico di rilevamento delle perdite (ALD) sulle apparecchiature nuove ed esistenti per la refrigerazione commerciale o IPF contenenti almeno 1.500 pounds di un HFC o di un sostituto con GWP superiore a 53. 

• Uso obbligatorio di refrigerante rigenerato per la manutenzione dei sistemi HFC a partire dal 1° gennaio 2028 

• Le bombole monouso dovranno essere inviate a un operatore di rigenerazione per la rimozione del refrigerante residuo a partire dal 1° gennaio 2025

Questi cambiamenti potrebbero far classificare molti più sistemi come “cronicamente soggetti a perdite”, aumentando in modo significativo il rischio di sanzioni per mancata conformità a carico delle aziende e determinando potenzialmente multe ingenti se il problema non viene affrontato in modo proattivo.

Impatto sui team operativi dei punti vendita

L’ampliamento dell’ambito normativo previsto dalla Part III dell’AIM Act comporterà un aumento dei costi associati a ispezioni delle perdite più frequenti e rigorose per la gestione dei refrigeranti. Per garantire la conformità, le aziende dovrebbero adattarsi in modo proattivo all’evoluzione delle normative e attuare un monitoraggio continuo, accompagnato da adeguamenti tempestivi.

Ciò comporta anche la gestione di complessi requisiti di rendicontazione specifici per ogni Stato. Queste attività possono richiedere molto tempo e molte risorse, rendendo necessario personale dedicato. Il carico di lavoro e le risorse aggiuntive necessarie potrebbero gravare sui bilanci e richiederanno un’attenta pianificazione.

L’aumento dei costi dei refrigeranti avrà un impatto diretto sulla pianificazione finanziaria e sulle attività operative, costringendo i responsabili dei minimarket ad adeguare di conseguenza i bilanci. Ciò potrebbe comportare la valutazione di refrigeranti alternativi o investimenti in sistemi più efficienti per gestire i costi a lungo termine.

Gli strumenti esistenti per la gestione dei refrigeranti non sono adeguati ad affrontare queste nuove realtà:

1. Gli strumenti di ispezione manuale richiedono molta manodopera e non dispongono di funzionalità di monitoraggio in tempo reale e rilevamento automatico.
2. Il rilevamento delle perdite incentrato sull’hardware è privo di software integrato per i flussi di lavoro di conformità, creando lacune nella rendicontazione.
3. Il rilevamento delle perdite lente è scollegato dai processi di conformità, consentendo che le perdite rimangano irrisolte.
4. Le soluzioni esistenti isolate dipendono fortemente da dati frammentati e non sono in grado di fornire una visione unificata a livello aziendale.

Adottare un approccio proattivo alla conformità sui refrigeranti e al rilevamento delle perdite

Le normative proposte sui refrigeranti richiedono ai responsabili della conformità e della manutenzione dei sistemi di refrigerazione un approccio proattivo per garantire una conformità senza interruzioni. Per essere pronti ai cambiamenti, i responsabili della conformità e della manutenzione dei sistemi di refrigerazione devono ripensare le proprie strategie in diverse aree chiave: 

I dettaglianti devono condurre verifiche e analisi approfondite in tutti i punti vendita per valutarne il grado di preparazione alle imminenti normative sui refrigeranti previste dall’AIM Act Part III. Queste analisi dovrebbero garantire il corretto monitoraggio di tutte le unità di refrigerazione nei sistemi di gestione, comprese quelle con cariche di refrigerante più ridotte, pari a 15-49 pounds.

Ispezioni e verifiche interne o presso i punti vendita, eseguite regolarmente sulle apparecchiature, consentono ai dettaglianti di individuare le aree che necessitano di miglioramenti prima che abbia luogo una verifica normativa esterna. È fondamentale valutare in anticipo in che modo le nuove norme influiranno sui carichi di lavoro e sui processi del personale di un’azienda, poiché introdurranno indubbiamente ulteriori complessità.

2.   Monitoraggio e analisi delle perdite delle nuove apparecchiature 

Occorre controllare attentamente tutte le apparecchiature appena installate in cui si sono verificate perdite e monitorarle in modo proattivo. È necessario assegnare a una “unità investigativa” il compito di individuare tempestivamente la causa principale delle perdite, eseguire le riparazioni necessarie e predisporre misure preventive. Una gestione costante di questi aspetti mantiene le attività fluide ed efficienti, riduce al minimo le interruzioni e garantisce il rispetto delle normative.

3.     Valutare il grado di preparazione ai controlli 

Utilizzando una soluzione Internet of Things (IoT), è possibile rilevare tempestivamente le perdite. Il software si integra con i sensori esistenti e con altre reti interconnesse per monitorare da remoto le unità di refrigerazione e attivare avvisi automatici. Questi contribuiranno alla pianificazione delle attività di manutenzione per prevenire guasti alle apparecchiature e individuare le aree che necessitano di miglioramenti. La soluzione consente inoltre di monitorare automaticamente la conformità, automatizzando le ispezioni di routine per i team di assistenza sul campo. 

Se i sensori IoT identificano un’apparecchiatura come frequentemente soggetta a perdite, il dettagliante deve dare priorità alle riparazioni immediate per evitare sanzioni ai sensi delle nuove norme. È fondamentale esaminare i complessi requisiti di rendicontazione dei singoli Stati, poiché i dettaglianti devono disporre di processi chiari per la conservazione di tutta la documentazione richiesta.

È essenziale sviluppare politiche rigorose per ottenere da terzi registri completi e tempestivi degli interventi di assistenza e riparazione. Nei casi in cui le riparazioni subiscano ritardi a causa della disponibilità dei ricambi, la conservazione di registri aggiuntivi diventa fondamentale. È preferibile che i responsabili dei punti vendita implementino sistemi digitali basati sull’IoT per raccogliere e monitorare i dati relativi alle riparazioni e centralizzare informazioni quali le quantità di carica di refrigerante di tutte le apparecchiature. Tali sistemi di monitoraggio automatico si dimostrano spesso più accurati rispetto ai tradizionali registri cartacei o ai metodi manuali di tenuta dei registri.

Non limitarsi alla conformità, ma prosperare

Le normative sui refrigeranti rappresentano un campanello d’allarme per il settore. Mettono in evidenza i limiti degli approcci obsoleti e reattivi alle attività operative e alla manutenzione.

A questo punto sorge una domanda fondamentale: il settore può davvero raggiungere la conformità e la sostenibilità continuando ad affidarsi a processi frammentati e manuali? Oppure questa è un’opportunità per ripensare la gestione dei refrigeranti, sfruttando la tecnologia per consentire un processo decisionale proattivo e basato sui dati? Il settore si trova a un bivio e le scelte compiute oggi plasmeranno il futuro della gestione dei refrigeranti.