Die Uhr tickt: Die EPA-Vorschriften für 2025 kommen. Sind Sie vorbereitet?

Die Kältebranche steht vor einem tiefgreifenden Wandel, da neue EPA-Vorschriften einen Übergang vom reaktiven Leckagemanagement zur proaktiven Prävention verlangen. Diese Änderungen werden erhebliche finanzielle und rechtliche Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere für Branchen, die bislang nicht von solchen Vorschriften betroffen waren. Angesichts hoher Bußgelder bei Nichteinhaltung muss die Branche fortschrittliche Technologien und proaktive Strategien einsetzen, um die Einhaltung der Vorschriften und Nachhaltigkeit sicherzustellen. Dieser Wandel stellt sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance dar, das Kältemittelmanagement für die Zukunft neu zu definieren.

von ​​Basant Singhatwadia, Global Director of Customer Success & Strategy, Facilio

In der Kältetechnik gelten Leckagen seit Langem als akzeptierte, wenn auch kostspielige Realität. Doch das wird sich nun grundlegend ändern. Die neuen EPA-Vorschriften verlangen einen Mentalitätswandel, weg von der reaktiven Brandbekämpfung und hin zur proaktiven Vermeidung von Leckagen. 

Der undichte Status quo ist nicht länger tragbar. 

Keilly Witman, landesweit anerkannte Expertin für das Kältemittelmanagement auf Endanwenderseite und Principal bei Refrigerant Management Solutions (RMS), erklärt: „Wir stehen vor der größten Änderung der Kältemittelvorschriften in den Vereinigten Staaten seit ihrer Einführung Ende der 80er-Jahre. Diese Änderungen werden die Kältemittel-Endanwender nicht nur Hunderte Millionen Dollar kosten, sondern ganze Branchen, die sich bislang nicht mit diesen Vorschriften befassen mussten, etwa Convenience-Stores, werden plötzlich mit einer beispiellosen rechtlichen Haftung konfrontiert sein.“ 

Da mögliche Bußgelder bis zu $57.617 pro Verstoß und Tag erreichen können, ganz zu schweigen von erheblichen Rechtskosten, könnte mehr kaum auf dem Spiel stehen. Erinnern Sie sich an die warnenden Beispiele von Branchenriesen wie Costco, Safeway und Trader Joe’s, die mit empfindlichen Sanktionen konfrontiert waren? 

Die strengeren EPA-Vorschriften zu Kältemittelleckagen sollen in Kraft treten, und die Folgen einer Nichteinhaltung könnten verheerend sein. Dabei geht es nicht nur darum, Bußgelder zu vermeiden, sondern auch darum, Ihr Betriebsergebnis zu schützen, die Lebensdauer Ihrer Anlagen zu sichern und Ihren Beitrag zum Schutz der Umwelt zu leisten.

Der regulatorische Wandel: 2025 und darüber hinaus

Die EPA-Vorschriften gemäß Section 608 des Clean Air Act regeln die Handhabung, Rückgewinnung und Wiederaufbereitung von Kältemitteln, die in Kälte- und Klimaanlagen verwendet werden. AIM Act Part III sieht vor, die Anforderungen von Section 608 auf Geräte auszuweiten, die 15 Pfund oder mehr HFKW-Kältemittel oder Ersatzstoffe mit einem Treibhauspotenzial (GWP) von mehr als 53 enthalten. Das GWP ist eine Messgröße, die Vergleiche der Auswirkungen verschiedener Gase auf die globale Erwärmung ermöglicht. 

Zu den vorgeschlagenen Änderungen gehört die Verpflichtung zu regelmäßigen Leckageinspektionen, damit Leckagen schnell erkannt und behoben werden und der Kältemittelverlust dadurch minimiert wird. Darüber hinaus müssen Unternehmen voraussichtlich jährlich über Geräte mit chronischen Leckagen berichten und detaillierte Aufzeichnungen führen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Die vorgeschlagenen Vorschriften sollen voraussichtlich in der zweiten Hälfte des Jahres 2024 in Kraft treten.

Die überarbeiteten EPA-Vorschriften schreiben weiterhin spezifische Anforderungen an die Reparatur von Leckagen für verschiedene Systemtypen vor und entsprechen damit den bestehenden Standards: 

• Bei Systemen mit mehr als 500 Pfund Kältemittel muss der Eigentümer oder Betreiber alle drei Monate eine Leckageinspektion durchführen, bis er anhand von Berechnungen der Leckagerate nachweisen kann, dass die Leckagerate in vier aufeinanderfolgenden Quartalen 20 % bei Anlagen der Gewerbekälte beziehungsweise 30 % bei Anlagen der industriellen Prozesskälte nicht überschritten hat. 

• Bei Systemen mit 50 bis 500 Pfund Kältemittel muss einmal pro Kalenderjahr eine Leckageinspektion durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Leckagerate über einen Zeitraum von einem Jahr 20 % bei Anlagen der Gewerbekälte beziehungsweise 30 % bei Anlagen der industriellen Prozesskälte (IPF) nicht überschritten hat. 

• Bei Komfortkühlsystemen (HVAC) mit 50 Pfund oder mehr müssen einmal pro Kalenderjahr Leckageinspektionen durchgeführt werden, bis der Eigentümer beziehungsweise Betreiber anhand der Berechnungen der Leckagerate nachweisen kann, dass die Leckagerate über einen Zeitraum von einem Jahr 10 % nicht überschritten hat

Ab dem 1. Januar 2025 würden die vorgeschlagenen Vorschriften Folgendes umfassen:

• Geräte mit einer vollständigen Füllmenge von 15 Pfund oder mehr eines HFKW-haltigen Kältemittels oder eines Ersatzstoffs für ein HFKW mit einem GWP über 53 müssten die Vorschriften erfüllen. 

• Geräte der Gewerbekälte oder der industriellen Prozesskälte, die 1.500 Pfund oder mehr eines HFKW oder eines Ersatzstoffs mit einem GWP über 53 enthalten, müssten bei neuen und bestehenden Geräten mit einem automatischen Leckageerkennungssystem (ALD) ausgestattet werden. 

• Verpflichtende Verwendung von wiederaufbereitetem Kältemittel für die Wartung von HFKW-Systemen ab dem 1. Januar 2028 

• Einwegzylinder müssen ab dem 1. Januar 2025 zur Entfernung der Kältemittelrestmenge an einen Wiederaufbereitungsbetrieb geschickt werden

Aufgrund dieser Änderungen könnten deutlich mehr Systeme als „chronisch undicht“ eingestuft werden. Dadurch steigt das Risiko für Unternehmen, bei Nichteinhaltung sanktioniert zu werden und möglicherweise erhebliche Bußgelder zahlen zu müssen, wenn sie das Problem nicht proaktiv angehen.

Auswirkungen auf die Betriebsteams der Filialen

Der erweiterte regulatorische Anwendungsbereich gemäß Part III des AIM Act wird zu höheren Kosten führen, die mit häufigeren und strengeren Leckageinspektionen bei der Handhabung von Kältemitteln verbunden sind. Um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, sollten sich Unternehmen proaktiv an die sich weiterentwickelnden Vorschriften anpassen und eine kontinuierliche Überwachung mit zeitnahen Anpassungen einführen.

Dazu gehört auch die Bewältigung komplexer, bundesstaatsspezifischer Berichtspflichten. Diese Aufgaben können zeit- und ressourcenintensiv sein und eigens dafür eingesetztes Personal erfordern. Der zusätzliche Arbeitsaufwand und Ressourcenbedarf können die Budgets belasten und erfordern eine sorgfältige Planung.

Steigende Kältemittelkosten werden sich unmittelbar auf die Finanzplanung und den Betrieb auswirken und die Verantwortlichen von Convenience-Stores dazu zwingen, ihre Budgets entsprechend anzupassen. Dies kann die Prüfung alternativer Kältemittel oder Investitionen in effizientere Systeme umfassen, um die langfristigen Kosten zu steuern.

Bestehende Instrumente für das Kältemittelmanagement sind für diese neuen Gegebenheiten unzureichend gerüstet:

1. Manuelle Inspektionsinstrumente sind arbeitsintensiv und verfügen weder über eine Echtzeitüberwachung noch über Funktionen zur automatisierten Erkennung.
2. Bei der hardwarezentrierten Leckageerkennung fehlt eine integrierte Software für Abläufe zur Einhaltung der Vorschriften, wodurch Lücken in der Berichterstattung entstehen.
3. Die Erkennung schleichender Leckagen ist nicht mit den Prozessen zur Einhaltung der Vorschriften verknüpft, sodass Leckagen unbehandelt bleiben.
4. Bestehende Insellösungen sind stark von fragmentierten Daten abhängig und können keine einheitliche unternehmensweite Übersicht bereitstellen.

Ein proaktiver Ansatz für die Einhaltung der Kältemittelvorschriften und die Leckageerkennung

Die vorgeschlagenen Kältemittelvorschriften erfordern von den Verantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften und die Instandhaltung in der Kältetechnik einen proaktiven Ansatz, um eine reibungslose Einhaltung sicherzustellen. Um der Entwicklung voraus zu sein, müssen die Verantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften und die Instandhaltung in der Kältetechnik ihre Strategien in mehreren zentralen Bereichen überdenken: 

Einzelhändler müssen in allen Filialen gründliche Audits und Erhebungen durchführen, um ihre Bereitschaft für die bevorstehenden Kältemittelvorschriften gemäß AIM Act Part III zu bewerten. Mit diesen Erhebungen sollte sichergestellt werden, dass alle Kälteanlagen in den Managementsystemen ordnungsgemäß erfasst werden, einschließlich Anlagen mit kleineren Kältemittelfüllmengen von 15-49 Pfund.

Regelmäßige interne beziehungsweise in den Filialen durchgeführte Anlageninspektionen und Audits ermöglichen es Einzelhändlern, verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren, bevor ein externes regulatorisches Audit stattfindet. Es ist entscheidend, im Vorfeld zu bewerten, wie sich die neuen Vorschriften auf die Arbeitsbelastung des Personals und die Prozesse eines Unternehmens auswirken werden, da zweifellos zusätzliche Komplexität entstehen wird.

2.   Überwachung und Untersuchung von Leckagen an neuen Geräten 

Behalten Sie alle neu installierten Geräte, an denen Leckagen aufgetreten sind, genau im Blick und überwachen Sie sie proaktiv. Beauftragen Sie eine „Untersuchungseinheit“ damit, die Ursache der Leckagen unverzüglich zu ermitteln, die erforderlichen Reparaturen durchzuführen und Präventionsmaßnahmen einzurichten. Ein konsequentes Vorgehen sorgt für einen reibungslosen und effizienten Betrieb, minimiert Störungen und gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften.

3.     Bereitschaft für die Durchsetzung bewerten 

Mithilfe einer Lösung für das Internet der Dinge (IoT) können Sie Leckagen frühzeitig erkennen. Die Software lässt sich in Ihre vorhandenen Sensoren und andere vernetzte Systeme integrieren, um Kälteanlagen aus der Ferne zu überwachen und automatisierte Warnmeldungen auszulösen. Diese unterstützen die Planung von Instandhaltungsmaßnahmen, um Anlagenausfälle zu verhindern und verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung eine automatische Überwachung der Einhaltung der Vorschriften, indem Routineinspektionen für Außendienstteams automatisiert werden. 

Wenn die IoT-Sensoren erkennen, dass eine Anlage häufig Leckagen aufweist, muss der Einzelhändler sofortige Reparaturen priorisieren, um Sanktionen nach den neuen Vorschriften zu vermeiden. Die Prüfung der komplexen bundesstaatlichen Berichtspflichten ist von entscheidender Bedeutung, da Einzelhändler über eindeutige Prozesse für die Führung aller erforderlichen Unterlagen verfügen müssen.

Die Entwicklung strenger Richtlinien für den Erhalt vollständiger und zeitnaher Wartungs- und Reparaturunterlagen von Dritten ist unerlässlich. Wenn sich Reparaturen aufgrund der Verfügbarkeit von Ersatzteilen verzögern, ist die Führung zusätzlicher Aufzeichnungen von entscheidender Bedeutung. Vorzugsweise sollten Filialverantwortliche IoT-gestützte digitale Systeme einführen, um diese Reparaturdaten zu erfassen und nachzuverfolgen sowie Informationen wie Kältemittelfüllmengen für sämtliche Anlagen zentral zusammenzuführen. Solche automatisierten Nachverfolgungssysteme erweisen sich häufig als genauer als herkömmliche Papierunterlagen oder manuelle Methoden der Aufzeichnung.

Halten Sie die Vorschriften nicht nur ein, sondern nutzen Sie sie als Erfolgsfaktor

Die Kältemittelvorschriften sind ein Weckruf für die Branche. Sie verdeutlichen die Grenzen veralteter, reaktiver Ansätze für Betrieb und Instandhaltung.

Nun stellt sich eine grundlegende Frage: Kann die Branche die Einhaltung der Vorschriften und Nachhaltigkeit tatsächlich erreichen, wenn sie an fragmentierten, manuellen Prozessen festhält? Oder bietet sich hier die Gelegenheit, das Kältemittelmanagement neu zu denken und Technologien zu nutzen, um proaktive, datengestützte Entscheidungen zu ermöglichen? Die Branche steht an einem Scheideweg, und die heute getroffenen Entscheidungen werden die Zukunft des Kältemittelmanagements prägen.